Amerikkalaisen luennoitsijan kutsuminen Suomeen

Tälle sivulle on koottu ohjeistusta yhdysvaltalaisen tutkijan/luennoitsijan Fulbright-hakemukseen tarvittavaa kutsukirjettä sekä valitun Fulbright-luennoitsijan/-tutkijan vierailun valmisteluita varten. Ohjeistus on sekä suomeksi että englanniksi.

This page contains information about an invitation letter for a Fulbright U.S. scholar's application as well as instructions for preparing for a U.S. Fulbright scholar's visit. The instructions are available in both Finnish and English.

Kutsukirje / Invitation letter

NOTE: July is traditionally a summer vacation month in Finland and responses to inquiries about invitation letters may be delayed. Applicants are advised to contact Finnish host institutions well ahead of time to solicit an invitation letter for their application. In case the invitation letter would not be available in time for the application deadline, applicants are advised to contact CIES.

KUTSUKIRJE YHDYSVALTALAISELLE LUENNOITSIJALLE/TUTKIJALLE

INVITATION LETTER FOR A U.S. SCHOLAR

Lähes kaikissa Fulbright Suomi -säätiön yhdysvaltalaisille luennoitsijoille/tutkijoille suunnatuissa ohjelmissa hakemukseen tulee sisältyä kutsukirje isäntäorganisaatiolta Suomessa. Kutsukirje on keskeinen osa hakemusta ja sen sisältö on tärkeä osa valintaprosessia. Yhdysvaltalaisen hakijan sekä suomalaisen isännän kannattaa keskustella kutsukirjettä laadittaessa seuraavista asioista sekä sisällyttää ne myös kutsukirjeeseen:

  • vierailun ajankohta (esimerkiksi 4 kk syyskuu-joulukuu 2014, tai 15.8.–15.12.2014),
  • vierailevan luennoitsijan/tutkijan akateeminen isäntä jonka kanssa hän tulee pääasiassa työskentelemään, sekä yhteyshenkilö hallinnollisia järjestelyitä varten (ml. etukäteisjärjestelyt, nouto lentokentältä, ja tuki vierailun aikana; ks. muistilista alla),
  • luennoitsija-/tutkijavierailun hyödyt isäntälaitokselle (esimerkiksi tutkimusyhteistyölle tai opetukselle),
  • vierailun pitkäaikaiset vaikutukset,
  • luennoitsija-/tutkijavierailun laajemmat, isäntälaitoksen ulkopuolelle ulottuvat vaikutukset (esimerkiksi tieteenalan tai yhteiskunnan kannalta),
  • isäntälaitoksen vieraalle tarjoamat tukipalvelut (esimerkiksi työtila, tutkimushenkilökunta, laitteistot tai työvälineet), sekä
  • isäntälaitoksen/-organisaation sitoumus tarjota ja maksaa vierailevan amerikkalaisen luennoitsijan sekä mahdollisten perheenjäsenien asuminen Suomessa niissä ohjelmissa, joissa tämä on hakuedellytys (tämä edellytys on kaikissa Fulbright Suomi -säätiön yhdysvaltalaisille suunnatuissa tutkija- ja luennoitsijaohjelmissa Mid-Career Professional Development Grant –ohjelmaa lukuun ottamatta).

Kutsukirje osoitetaan suoraan kutsuttavalle luennoitsijalle/tutkijalle.

Jos Fulbright-stipendiaatilla on opetus- tai tutkimusvelvollisuuksia kahdessa korkeakoulussa, tulisi muistaa, että Fulbright Finland maksaa vain luennoitsijan/tutkijan matka-apurahan sekä kuukausistipendin. Isäntäkorkeakoulut sopivat keskenään kaikkien muiden kulujen kattamisesta.

An invitation letter from the inviting Finnish host institution is required in nearly all Fulbright Finland grant programs for U.S. scholars. The invitation letter is an significant component in the application and its content is an important part of the selection process. When drafting the invitation letter, the U.S. applicant and the Finnish host should discuss the following topics and include them in the invitation letter:

  • the timing of the visit (for example: 4 months September-December, or 1 September to 31 December),
  • the name of the academic host who will be primarily working with the scholar, as a contact person for administrative matters (incl. pre-arrangements for the visit, meeting the scholar at the airport, and serving as the host during the visit; see checklist below)
  • the benefits of the scholar’s visit to the host institution (for research cooperation or teaching for example),
  • long-term benefits of the visit,
  • benefits of the scholar’s visit beyond the host institution (for the academic field or society, for example),
  • support services provided by the host institutions (work space, research staff, equipment, as applicable), and
  • the commitment of the host institution/department to provide and pay for the scholar’s and accompanying family members’ accommodation during the visit in programs in which this is a requirement (this requirement is in all U.S. scholar programs offered by the Fulbright Center except for the Mid-Career Professional Development Grant).

The invitation letter is addressed to the invited scholar.

If the Fulbright scholar has lecturing or research duties at two institutions during the visit, it is important to remember that the Fulbright Finland pays the scholar’s travel allowance and monthly allowance only. Host institutions must come to mutual agreement about the sharing of other costs.

 

Isännän muistilista / Checklist for a U.S. Scholar's Host

ENNEN VIERAILIJAN SAAPUMISTA

BEFORE THE VISIT

Isännän/emännän nimeäminen

  • Vastuu vierailun suunnittelusta ja käytännön järjestelyistä
  • Keneltä apua arkielämään liittyvissä järjestelyissä: esim. lasten päivähoito ja koulut, pankkiasiointi, kaupat, joukkoliikenne yms.
  • On tärkeää huomioida, että esimerkiksi mukaan tulevien lasten päivähoidon tai koulupaikan järjestämiseksi vierailijan tarvitsee tehdä tarvittavat järjestelyt päivähoitopaikan saamiseksi jo helmikuuhun mennessä, mitä varten hän tarvitsee tiedot asunnosta Suomessa stipendikauttansa varten.
  • Isännän/emännän matkat, lomat yms. poissaolot tiedoksi vieraalle. Tulijalla on usein eniten kysymyksiä kesä- tai joululomien aikaan juuri ennen Suomeen tuloaan.
  • Monissa yliopistoissa on julkaistu erillinen opas opettaja- ja tutkijavierailun järjestäjälle tueksi vierailujen suunnitteluun ja järjestämiseen. Kysy opasta kansainvälisten asioiden yksiköstä.

Appointing the host

  • In charge of planning the visit and taking care of practicalities.
  • Helps to organize the scholar’s everyday life: e.g. accommodation reservations, daycare and school for the children, bank-related practicalities, grocery stores and other shops, public transportation, etc.
  • Please note that visiting scholars with young children may need to make arrangements for daycare or school as early as February, and will need confirmed information on their housing in Finland to apply for daycare placement.
  • Makes sure that the scholar is aware of all the trips, vacations, and other absences that the host may have during the visit. Visiting scholars often approach the host with questions during the summer and Christmas vacations, before they arrive to Finland.
  • Many Universities have published a separate guidebook that contains valuable information for the organizing the scholar’s visit. Ask for a guidebook from the University’s International Exchange Services.

Fulbright-luennoitsijan opetuksesta ja tutkimusyhteistyöstä sopiminen

  • Vierailijan opetuksesta, tutkimuksesta ja aikatauluista on hyvä sopia mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta hän voi varautua vierailuunsa ja esimerkiksi postittaa opetus- ja
  • tutkimusmateriaalin ajoissa.
  • Stipendiaatti on esittänyt oman ehdotuksensa vierailun aikaisesta opetuksesta ja tutkimuksesta Fulbright -hakemuksessaan. Fulbright Finland lähettää hakemuksesta kopion isäntälaitokselle. Jos isäntälaitos toivoo muutoksia stipendiaatin esittämään suunnitelmaan, on muutoksista hyvä keskustella jo hyvissä ajoin ennen luennoitsijan saapumista.
  • On hyvä muistaa, että Fulbright-luennoitsija ei yleensä tunne suomalaisia yliopistoja tai niiden käytäntöjä esimerkiksi opetuksen järjestämisessä. Käytännöt, jotka suomalaiselle saattavat olla itsestään selviä, eivät sitä vierailevalle luennoitsijalle ole. Suunnitellessaan opetustaan hän tarvitsee konkreettista tietoa esimerkiksi lukukauden kestosta, kurssien kestosta ja mitoituksesta, opettamansa kurssin tasosta ja opiskelijoiden taustatiedoista, kurssien arvostelusta, jne.

Make arrangements for the Fulbright scholar’s teaching and research

  • It is best to make a schedule for the Fulbright scholar’s teaching and research as early as possible, so that they will be well prepared for their visit, and can, for example, mail their teaching and research material to the university well in advance.
  • Fulbright scholars have made a proposal for their teaching and research plan when they have filled in their Fulbright application. The Fulbright Finland sends a copy of the application to the host university. In case the host university wishes to make changes to the Fulbright scholar’s project proposal, it is best to discuss any adjustments before the scholar arrives to Finland.
  • It is important to keep in mind that Fulbright scholars are not usually familiar with the Finnish university practices. Remember that sometimes things that are familiar to Finns might be unfamiliar to the visiting scholar.They are not usually familiar with how teaching is arranged in Finland, for example. As the Fulbright scholars plan their teaching, they need to be aware of all practical details such as: when do the terms begin and end in Finnish Universities, how much information their courses should cover, what is their students’ level of knowledge, what is the grading system in Finland, etc.

Opetus- ja tutkimusmateriaalin postitus

  • Mihin osoitteeseen vieras voi lähettää materiaalia?

Mailing of teaching and research material

  • Find out the address the visitors can send their materials to.
Tietopaketti yliopistosta, omasta laitoksesta ja kaupungista Send an Information package on the host university, department, and city

Yliopiston tarjoamista tukipalveluista tiedottaminen

  • Onko yliopistossa julkaistu opaskirjaa vieraileville tutkijoille? Jos erillistä tutkijavieraan opasta ei ole, ulkomaisille opiskelijoille tarkoitetusta oppaasta saattaisi löytyä hyödyllistä tietoa myös luennoitsija-/tutkijavieraalle. Oppaita on saatavilla mm. kansainvälisten asioiden yksiköstä tai tiedekunnan kv-koordinaattorilta.
  • Mitä apua vieras ja/tai isäntä/emäntä voi saada kansainvälisten asioiden yksiköstä?
  • Järjestetäänkö yliopistolla vierailijoille tarkoitettu orientaatio lukukauden alussa? Ajankohta ja ohjelma tiedoksi vieraalle.
  • Järjestääkö yliopisto vierailijoille tarkoitettuja kursseja tai muuta ohjelmaa Suomen kielestä, kulttuurista, historiasta? Ajankohta ja ohjelma tiedoksi vieraalle.

Inform the scholar about the services the host university provides

  • Has the university published a guide book for visiting teachers/researchers? If not, check the guide book available for international students for useful information. The guide books are usually available at the university’s International Exchange Services. If not, ask for one from the department’s international coordinator.
  • Find out what kind of guidance is available to the Fulbright scholars and/or the host at the university’s Exchange Services?
  • Does the university arrange an orientation for the visiting scholar at the beginning of the semester? Find out, and inform your guests about the time and place.
  • Does the university provide courses on the Finnish language/culture/history for visitors? Find out, and inform your guests about the details.

Asunnon järjestäminen

  • Vastaako asuntojärjestelyistä laitos vai yliopiston keskushallinto?
  • Tarjolla olevasta asunnosta (mm. koosta, varustetasosta, sijainnista yms.) ja vieraan toiveista ja tarpeista on hyvä keskustella etukäteen, jotta turhilta väärinkäsityksiltä vältytään.
  • Mistä vieras saa apua asumiseen liittyvissä ongelmatilanteissa?

Arrange an apartment

  • Is the university’s central administration or the department in charge of arranging an apartment for the visiting scholar?
  • It is best to discuss available apartments (size, location, amenities, etc.) well in advance with the scholar, as well as find out what the scholar’s wishes and needs are regarding their accommodation, so that misunderstandings can be avoided.
  • Find out who the scholar should contact in case they have problems concerning the apartment.

Lisäpalkka?

  • Fulbright-luennoitsija saattaa Fulbright-stipendin lisäksi saada palkkaa tai osapalkkaa omalta yliopistoltaan stipendikauden ajan. Isäntäyliopisto voi kuitenkin halutessaan täydentää stipendiä lisäetuuksilla. Lisäetuuksista on aina ilmoitettava Fulbright Suomi -säätiöön. Jos luennoitsijalle maksetaan palkkaa, hän tarvitsee apua verokortin hankkimisessa yms. verotukseen liittyvissä asioissa.

Additional income?

  • Fulbright scholars might receive pay from their home university in addition to the Fulbright grant. In addition, the host university may wish to complement the visitors’ grant by offering extra advantages. All extra advantages should always be reported to the Fulbright Finland. If the Fulbright scholars receive a pay from the host university, they will need help with the tax forms, and other tax-related issues.

Työtilojen järjestäminen

  • Valmiina luennoitsijan saapuessa

Arrange a workspace

  • Make sure a workspace is available by the time the Fulbright Lecturer arrives to Finland

Vierailusta tiedottaminen

  • Omalla laitoksella ja yliopistolla
  • Omalla tieteenalalla

Send an announcement about the scholar’s visit

  • Inform faculty at the university and the department
  • Inform contacts in the scholar’s field of study

VIERAILUN ALETTUA

AFTER THE SCHOLAR'S ARRIVAL

Saapumisjärjestelyt

  • Vierailijan nouto lentokentältä asunnolle

Arranging for the scholar’s arrival

  • Pick the visiting scholar up from the airport and take them to their apartment

Yliopistoon tutustuttaminen

  • Laitos, henkilökunta, tilat
  • Koko yliopisto
  • Tukipalvelut: kirjastot, kielikeskus, liikuntapalvelut, jne.
  • Yliopiston ja laitoksen käytännöissä neuvominen: kokoukset, puhelimen käyttö, kopiointikäytännöt, laskut, matkat yms.
  • Laitoksen ja yliopiston tapahtumista tiedottaminen koko vierailun ajan
  • Paikalliset terveydenhuoltopalvelut ja yliopiston oma terveydenhuolto, kansainvälisille vieraille suositellut klinikat tai lääkärit; voiko vierailija hyödyntää yliopiston työterveyshuollon palveluita?

Orientation to the university

  • Introduce the scholar to the faculty and staff, and show them around the department and the university.
  • Show them around the library, the language center, the gym, etc.
  • Advice on the practicalities of the university and the department: meetings, printers and photocopies, bills, travels, etc.
  • Inform the scholar about events at the university and the department throughout the visit
  • Provide the scholar information on local medical care and recommended clinics or doctors for international visitors. Find out whether visiting the Fulbright scholar has access to university health care.

Käytännön järjestelyt yliopistolla

  • Avaimet, henkilökuntakortti, kirjastokortti, kopiokortti, käyntikortti, käyttäjätunnukset, sähköpostiosoite, puhelin, jne.
  • Voiko järjestelyt hoitaa jo ennen vieraan saapumista (esim. tarvittavien lomakkeiden täyttäminen sähköpostilla, faksilla, postitse)?

Practicalities at the university

  • Make sure the scholar has: keys, staff ID, library card, photocopy card, username and password for the university systems, email address, telephone, etc.
  • Find out if the practicalities can be taken care of already before the scholar’s arrival (e.g. filling in the necessary forms via e-mail, fax, or email)?

Apu ja neuvot muissa käytännön järjestelyissä

  • Pankkitilin avaaminen, bussikortin tms. hankkiminen, matkapuhelinliittymän hankkiminen, verokortti tarvittaessa, yms.

Additional help and guidance on practicalities

  • Opening a bank account, buying a travel card, telephone subscription, tax form, etc.

Terveydenhuolto

  • Terveysaseman yhteystiedot tiedoksi vieraalle.
  • Joissakin yliopistoissa Fulbright-luennoitsijat kuuluvat yliopiston työterveyshuollon piirin. Miten omassa yliopistossasi?
  • Kuka neuvoo luennoitsijaa terveydenhuoltoon liittyvissä kysymyksissä?

Healthcare

  • Make sure the scholar has the contact information for the nearest health clinic.
  • In some universities Fulbright scholars are entitled to occupational health care. How about in your university?
  • Find out who advises the scholars on health care-related issues.

Luennoitsijan ja hänen perheensä viihtymisestä huolehtiminen

  • Vieraileva luennoitsija, mahdollisesti myös hänen perheensä, saapuu asumaan vieraaseen ympäristöön. Hänen ensimmäinen ja tärkein kiinnekohtansa suomalaiseen yhteiskuntaan on yliopiston kautta. Entä työpäivän jälkeen, viikonloppuisin tai loma-aikoina? Mitä voisi tehdä vieraan viihtymisen edistämiseksi?

Make sure the Fulbright scholar and their family enjoy their visit

  • The visiting scholar, and possibly also their family, arrive to a foreign country. Their first and most important link to the Finnish society is their host university. What happens after work, or during the weekends and holidays? What can you do to make sure the visitors enjoy their stay?

VIERAILUN PÄÄTTYESSÄ

AT THE END OF THE VISIT

Isäntälaitoksen palaute Fulbright Suomi -säätiöön lukukauden lopussa

Send the host university’s feedback to the Fulbright Finland at the end of the semester

 

Stipendiohjelmat yhdysvaltalaisille tutkijoille / Grant Programs for U.S. Scholars

Stipendiohjelmat yhdysvaltalaisille tutkijoille/luennoitsijoille / Grant programs for U.S. scholars for research/lecturing

Lyhyet vierailut / Short-term grants:

Inter-Country Travel Grant Program

Vuosittain noin 250 eri tieteenalojen amerikkalaista luennoitsijaa ja tutkijaa osallistuu Fulbright -vaihtoon eri puolilla maailmaa. Heidän asiantuntemuksensa on myös suomalaisten korkeakoulujen käytettävissäsi usein nopeallakin aikataululla Inter-Country Travel Grant -ohjelman kautta. Vierailija voi toimia esimerkiksi intensiivikurssin luennoitsijana tai täydentää lukukauden opetusta tietyllä aihealueella.  Hän voi myös esitellä opiskelijoille jonkin erityisalan. Luennoitsijan voi samalla kutsua puhujaksi tieteenalan seminaariin tai konferenssiin. Tarvittaessa Fulbright Finland avustaa sopivan luennoitsijan etsimisessä.

Suomalaiset korkeakoulut voivat hakea Fulbright Suomi -säätiön matka-apurahaa ja kutsua toiseen maahan sijoitetun amerikkalaisen Fulbright -luennoitsijan Suomeen lyhytaikaiselle, noin viikon kestävälle vierailulle. Matka-apuraha kattaa vierailevan luennoitsijan edestakaisen lentomatkan varsinaisesta sijoitusmaasta korkeakoulupaikkakunnalle Suomeen edullisinta lentohintaa käyttäen. Vierailun muista kustannuksista, kuten ruuasta, majoituksesta ja paikallismatkoista, vastaa kutsun esittänyt korkeakoulu.
 

Fulbright Specialists Program

Fulbright Specialist Program tarjoaa suomalaisille korkeakouluille mahdollisuuden hakea amerikkalaista asiantuntijaa 2 - 6 viikon (14 - 42 päivän) vierailulle Suomeen. Ohjelman kautta voi etsiä joko tietyn asiantuntemuksen omaavaa henkilöä tai esittää valittavaksi tiettyä henkilöä, joka on hyväksytty ohjelman asiantuntijarekisteriin (CIES:n ylläpitämä "Fulbright Specialists Roster").

Ohjelman kautta myönnetään apurahoja hyvin monentyyppisiin projekteihin. Amerikkalaisen asiantuntijan ohjelma Suomessa voi sisältää esimerkiksi opiskelijoille ja opetushenkilökunnalle suunnattuja luentoja, seminaareja ja tapahtumia, yliopiston/korkeakoulun ja sen henkilöstön koulutus- ja kehittämisprojekteja ja vaikka alueen muiden oppilaitosten kanssa yhteistyössä toteutettuja projekteja. Ohjelman kautta ei tueta puhtaita tutkimushankkeita.

Projektien valinnassa käytetään mm. seuraavia arviointiperusteita:

  • Projektin ja asiantuntijavierailun hyödyt isäntälaitokselle,
  • tarve erityisesti yhdysvaltalaiselle asiantuntemukselle sekä
  • vierailun pitkäaikaiset vaikutukset.

Etusijalla ovat hakemukset, joissa Fulbright Specialist -stipendiaatin asiantuntemusta pystytään hyödyntämään mahdollisimman monipuolisesti.

Yhdysvalloissa Fulbright Specialist -ohjelmaa hallinnoi ja apurahat myöntää Council for International Exchange of Scholars (CIES). Ohjelman apuraha kattaa luennoitsijan matkakulut isäntäpaikkakunnalle ja $200:n palkkion luennoitsijalle jokaiselta ohjelmapäivältä. CIES maksaa apurahan suoraan asiantuntijalle. Suomalainen isäntäkorkeakoulu on vastuussa asiantuntijan asunnon, ruokailun ja paikallismatkojen kustantamisesta ja järjestämisestä.

Suomalaiset korkeakoulut hakevat mukaan ohjelmaan Fulbright Suomi -säätiön kautta. Amerikkalaiset asiantuntijat, jotka haluavat hakeutua ohjelman asiantuntijarekisteriin, saavat lisätietoa ja hakuohjeet CIES:n kotisivulta http://www.cies.org/specialists/ .

Fulbright Specialist -ohjelmassa on jatkuva hakuaika suomalaisten korkeakoulujen projektihakemuksille. Projekteja valitaan vuosittain kahdeksan. Koska hakemukset käsitellään myös Yhdysvalloissa, suosittelemme hakemuksen jättämistä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä. Fulbright Finland valitsee suomalaiset asiantuntijaprojektit ja suosittaa niitä CIES:lle. Fulbright Finland ilmoittaa valinnasta hakijalle. CIES käsittelee Fulbright Suomi -säätiön suosittelemat hakemukset. Hakemusten käsittely CIES:ssä kestää n. 4 kuukautta. Lopullinen valinta tapahtuu Yhdysvalloissa. Fulbright Finland ilmoittaa päätöksestä sen saapuessa.

Amerikkalaiset graduate-opiskelijat sekä opettajat

Amerikkalaisille luennoitsijoille, tutkijoille ja asiantuntijoille tarkoitettujen stipendiohjelmien lisäksi Fulbright Center myöntää stipendejä myös ylemmän (Master's Degree) tai alemman korkeakoulututkinnon (Bachelor's Degree) suorittaneille amerikkalaisille graduate-opiskelijoille.

Distinguished Fulbright Awards in Teaching Program on uusi, ensimmäisen ja toisen asteen opettajille, sekä koulujen hallinto- ja tukihenkilöstölle tarkoitettu lukukauden kestävä stipendiohjelma. Suomeen saapuu ohjelman kautta vuosittain 2-3 amerikkalaista opettajaa kehittämään omaa ammattitaitoaan ja tutustumaan suomalaiseen koulujärjestelmään.  Jokainen opettaja suunnittelee itselleen ammattitaitoaan kehittävän oman alansa projektin, joka toteutetaan suomalaisessa yliopistossa.

Lisätiedot

Ohjelmakohtaiset esitteet löytyvät tämän sivuston englannin kieliseltä puolelta jokaisen ohjelman omalta sivulta: Programs for American Citizens.

Ota yhteyttä

Emmi Jelekäinen
ohjelmakoordinaattori
p. 044 5535 275
emmi.jelekainen(at)fulbright.fi

  • Core Fulbright Scholar Program
  • Fulbright Distinguished Chairs Program

Emilia Holopainen
Ohjelmakoordinaattori
p. 044 703 5284
emilia.holopainen(at)fulbright.fi

  • Inter-Country Travel Grant Program

Karoliina Kokko
vastaava ohjelmapäällikkö
p. 044 5535 268
karoliina.kokko(at)fulbright.fi

  • U.S. Graduate Student Program

Terhi Mölsä
toiminnanjohtaja
p. 050 5705 498
terhi.molsa(at)fulbright.fi

  • Yhteistyö ja stipendisopimukset korkeakoulujen kanssa